Al tientallen jaren adviseer en ondersteun ik organisaties bij het ontwikkelen, implementeren en monitoren van beleid voor een sociaal veilig werkklimaat. Bij veel organisaties beperkt het beleid over ongewenste omgangsvormen zich nog tot de aanstelling van een vertrouwenspersoon en het invoeren van een klachtenprocedure. Een goed begin, maar wanneer er alleen aandacht is voor de aanpak van concrete klachten, loop je het risico dat je aan het dweilen bent met de kraan open. Daarom pleit ik altijd voor een structurele aanpak.
Grensoverschrijdend gedrag op het werk is namelijk vaak systemisch. Meestal spelen meerdere organisatiefactoren een rol bij het ontstaan en het voortduren van ongewenst gedrag op de werkvloer. Denk bijvoorbeeld aan de inrichting van het primaire proces, de stijl van leidinggeven en de samenstelling van het personeelsbestand. De Arbowet vraagt van organisaties niet alleen om een goede afhandeling van klachten. Ook eist de wet beleid dat gericht is op preventie van ongewenste omgangsvormen. Hoe pak je dat op een structurele manier aan?
NEN-ISO 45001:2018 als leidraad
Vanuit mijn achtergrond als bedrijfskundige en mijn praktijk als organisatieadviseur heb ik grote expertise kunnen ontwikkelen over de aanpak van ongewenste omgangsvormen en de kritische succesfactoren voor een goed beleid. Voor het realiseren van een veilig en gezond werkklimaat neem ik de nieuwe internationaal erkende NEN-ISO 45001:2018-norm als leidraad. Deze norm vervangt OHSAS 18001 en tilt het beleid naar een hoger niveau, de High Level Structure. De nieuwe ISO 45001 focust op het inrichten van de juiste processen om een veilige en gezonde werkplek te realiseren. De norm kent dezelfde basisstructuur als alle andere ISO-managementsystemen en is voor organisaties die bijvoorbeeld de ISO- norm over kwaliteitsmanagement of milieu implementeerden daardoor gemakkelijker te integreren. Voor alle organisaties helpt het gestandaardiseerde raamwerk om ongewenste omgangsvormen op het werk structureel aan te pakken.
Een sociaal veilig werkklimaat is een verantwoordelijkheid van iedereen binnen een organisatie
Belangrijke onderdelen van een structurele aanpak
Cruciaal zijn leiderschap en werknemersparticipatie. Om een plan van aanpak te kunnen maken gericht op het terugbrengen van de risico’s op pesten en seksuele intimidatie stellen we een risicoprofiel op. De context waarin de organisatie opereert is hierbij van belang. Maar ook binnen een bedrijf kunnen de risico’s per onderdeel verschillen. Een kantooromgeving kent andere risico’s dan een productieomgeving met ploegendiensten. Een sociaal veilig werkklimaat is een verantwoordelijkheid van iedereen binnen een organisatie, maar leidinggevenden en andere functionarissen zoals de Arbocoördinator, HR-medewerkers en vertrouwenspersonen spelen een sleutelrol. ISO 45001 kijkt of zij daartoe bekwaam zijn. En last but not least krijgen het integreren van de eisen van het NEN-ISO-managementsysteem in de bedrijfsprocessen en een continue evaluatie en monitoring gericht op verbetering daarin de juiste aandacht.
Mijn aanpak
Mijn aanpak volgt de bekende plan-do-check-act-cyclus, waarbij ik graag samenwerk met een projectgroep van interne deskundigen, zoals de Arbocoördinator of preventiewerker, een HR-medewerker, een OR-lid en bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon. De start bestaat uit sessies met verschillende stakeholders over sociale veiligheid en het proces om tot een structurele aanpak te komen.
Commitment
Het management is een belangrijke stakeholder in dit proces. Maar ook de input van vertegenwoordigers van de werknemers en functionarissen als de Arbocoördinator, de preventiemedewerker, vertrouwenspersonen en HR-medewerkers is nodig voor een aanpak op maat; zonder hun commitment wordt het een moeizame exercitie.
Inventarisatie
De volgende stap brengt de huidige situatie binnen de organisatie in kaart: is er bijvoorbeeld een RI&E die de risico’s van ongewenste omgangsvormen binnen de organisatie goed adresseert? Is er een adequate klachtenprocedure? Zijn de leidinggevenden en andere functionarissen voldoende bekwaam hun taken bij de aanpak van ongewenst gedrag te vervullen?
De inventarisatie: ‘wat is al goed geregeld en waar zitten de gaten?’ vormt de basis voor een concreet plan van aanpak. Inclusief een prioritering van acties, een tijdlijn en de belegging van verantwoordelijkheden.
Do-check-act
Daarna volgt de ‘do’-fase, de implementatie en vervolgens de check. Voor bedrijven die gecertificeerd zijn voor ISO 45001 is een auditprogramma verplicht maar voor elke organisatie is een check op de uitvoering van belang om zaken op tijd te kunnen bijstellen of aanvullen.
beroepsbevolking
16 % van de beroepsbevolking wordt jaarlijks geconfronteerd met ongewenst gedrag van collega’s of leidinggevenden, zo blijkt uit onderzoek van TNO. Seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten veroorzaken leed bij degenen die het mikpunt ervan zijn en is verantwoordelijk voor een substantieel deel van het ziekteverzuim. De kosten van pestgedrag op het werk bedragen los van juridische procedures en imagoschade naar schatting € 900 miljoen.
Expertise op proces én inhoud
Ik combineer een jarenlange expertise op het terrein van ongewenste omgangsvormen met een bedrijfskundige achtergrond. Managementsystemen als ISO 45001 geef ik vanuit die achtergrond niet alleen procesmatig goed vorm maar vul ik ook inhoudelijk in. Ik kijk niet alleen of er een klachtenstructuur of een risico-inventarisatie over ongewenste omgangsvormen is maar ook of die de belangrijkste risico’s daadwerkelijk adresseert. Wat telt is of medewerkers die daadwerkelijk gebruiken. Mijn kennis van kritische succesfactoren voor het functioneren van vertrouwenspersonen kan helpen hen beter te positioneren in de organisatie.
Projectmanagement
Naast inhoudelijk expertise heb ik ruime ervaring met het begeleiden van projecten binnen organisaties gericht op ontwikkeling, implementatie en monitoring van beleid inzake ongewenste omgangsvormen.